Nel corso degli ultimi anni il consiglio di Amministrazione ha posto come obiettivo la riduzione dei costi di esercizio e di funzionamento dell’Associazione nei quali rientrano anche le spese di trasferta dei partecipanti alle attività svolte dagli organi istituzionali presso la sede come ad esempio le Riunioni del Comitato dei Delegati, Riunioni del Consiglio di Amministrazione e Riunioni delle Commissioni consiliari.
Per ottimizzare i costi di gestione la Cassa Ragionieri ha introdotto un avanzato sistema di Videoconferenza in grado di garantire alti livelli di sicurezza e di qualità anche in condizioni di scarsa disponibilità della banda dati degli utenti collegati dall’esterno della sede.
Il Sistema di videoconferenza è stato predisposto in tutte le sale riunioni presenti nella sede istituzionale di Roma offrendo la possibilità di organizzare riunioni in Audio-Videoconferenza di altissima qualità .
Le sale sono dotate di impianti microfonici e sistemi audio di alta qualità , di videocamere e sistemi di proiezioni in alta definizione (Full HD) e del sistema di Audio-Videoconferenza con il quale è possibile regitrare tutte le riunioni in modalità ‘cifrata’ su sitemi interni all’Associazione.
Grazie alle nuove tecnologie introdotte, nel secondo semestre del 2017, il Consiglio di Amministrazione, ha deciso di programmare le riunioni del Comitato dei delegati all’interno della sede dell’Associazione nella Sala Convegni ‘Savino’ e negli spazi presenti nel piano seminterrato dell’edificio ove era presente il vecchio archivio cartaceo ormai dismesso grazie alla digitalizzazione di tutte le pratiche effettuata nel corso degli ultimi anni.
La struttura interna dell’Associazione, in particolare l’Area Affari Generali OOCC e l’Area di Gestione Sistemi informativi, si è adoperata in tempi record alla realizzazione di un progetto complesso e articolato che aveva una data di scadenza molto ravvicinata in quanto la riunione del Comitato dei Delegati era stata fissata per il 24 novembre 2017.
Il progetto complessivo consisteva nella ristrutturazione dell’intero piano seminterrato, in particolare della Sala ‘Savino’, la realizzazione di una nuova sala di ricevimento che potesse accogliere tutti i componenti del Comitato dei delegati ed il personale operativo dell’Associazione e la riprogettazione degli impianti tecnologici.
Il progetto tecnologico è stato curato dall’Area Gestione Sistemi Informativi (GSI), in collaborazione con l’Ufficio di gestione della Sede, e ha previsto l’allestimento per la Sala “Savino†di un proiettore ed una videocamera ad Alta definzione (Full HD), due schermi da 65’’, Quattro schermi da 48’’, un impianto microfonico di quattro unità fisse ed una mobile e un impianto audio con diciotto diffusori acustici.
La sala per il ricevimento è stata allestita con tre schermi da 55’’ e un impianto audio composto da due diffusori acustici.
L’area comune alle due sale è stata allestita con un monitor da 55’’ collegato al monitor presente alla Reception della sede.
Tutti i segnali in entrata e in uscita sono stati configurati in modo da essere integrati con i sistemi di videoconferenza attualmente in uso all’Associazione e gestiti per mezzo di una regia presente in Sala ‘Savino’ costituita da due postazioni di lavoro all-in-one.
Oltre agli impianti audio-video è stato realizzato un nuovo sistema di rete Wi-fi costituito da dieci antenne di ultima generazione in grado di bilanciare il traffico dati e garantire il servizio di navigazione ad oltre duecento device collegati contemporaneamente (durante gli eventi l’infrastruttura tecnologica dell’Associazione è in grado di garantire una velocità di oltre 100 Mbps per le reti wi-fi dedicate agli ospiti senza alcun degrado degli altri servizi tecnologici erogati dalla sede).
A causa delle distanze tra la console di regia e gli schermi installati nella Sala ‘Savino’, nella nuova sala di accoglienza, nel corridoio e nella Reception, è stata introdotta la tecnologia di trasmissione dei segnali HDMI attraverso network di rete dati (CAT 6) attraverso appositi sistemi di codifica e decodifica tra la matrice HDMI e tutti gli schermi di proiezione.
Questo tipo di collegamento permette una regia molto flessibile dei segnali in alta definizione tra i dispositivi in entrata ed in uscita. Per esempio è possibile inviare al proiettore di sala una presentazione mentre sugli altri schermi è possibile inviare un filmato proveniente da una postazione portatile disposto sul tavolo della sala convegni e nello stesso tempo inviare delle slide di presentazione dalla console di regia sugli schermi disposti nella sala di accoglienza oppure inviare il segnale della videocamera della Sala “Savino†in alta definizione su tutti gli schermi.
Il progetto tecnologico è stato realizzato in tempi record raggiungendo l’obiettivo prefisssato del 24 novembre 2017 in cui sono state inaugurate le nuove sale con il primo Comitato dei Delegati della storia della Cassa all’interno della sede dell’Associazione.
L’investimento dell’Associazione non è stato solo orientato al Comitato dei Delegati ma all’intera professione dei Ragionieri perché successivamente all’inaugurazione delle nuove sala, sono stati organizzati numerosi eventi di categoria a beneficio di tutti gli associati ottenendo un elevato gradimento ed un ottimo riscontro.
